Le B.A-BA pour gérer son temps quand on est chef de projet
Savoir bien gérer son temps est une qualité requise pour travailler dans une agence de communication digitale. Cette valeur est encore plus requise chez les chefs de projet digitaux.
Véritable centre nevralgique du projet, vous êtes celui sur qui se greffe toutes les parties prenantes, et sans qui celles-ci ne sauraient fonctionner en synergie. Vous devez avoir la main mise sur les tenants et les aboutissants du projet : une capacité qui passe par la planification, la budgétisation, le suivi, la réalisation et l’évaluation des tâches. Autant d’attributions que vous ne saurez gérer si vous ne savez bien gérer votre temps.
Comment donc optimiser votre temps pour vous donner toutes les chances de succès de votre projet ? Comparons ici votre projet à une équipe de football dont vous êtes le coach : vous verrez combien cette métaphore est la bienvenue.
Croyez en votre équipe
Il est facile de conduire une équipe ou de piloter un projet lorsqu'on y croit. Cette prédisposition vous place dans un optimisme qui vous permet d’être prompt à toutes situations durant les entraînements (le montage du projet) et de redoubler d’ardeur. Cette dernière vous aidera à éviter les lourdeurs dans le travail : une qualité qui motivera l’implication de vos joueurs (membres de votre équipe).
Maîtrisez votre équipe
Il est important d’avoir la maîtrise de son équipe, du moins une vue d’ensemble sur les joueurs. Cela vous permet d’être avisé sur les forces et les faiblesses de tout un chacun, afin de mieux planifier votre stratégie et d’anticiper sur certaines actions. Prenez donc le temps, dès le début du projet, d'estimer les besoins en formation ou en accompagnement de chacun : la réussite de votre projet en dépend.
Mettez en place un bon système d'organisation
Un coach mal organisé est le point de chute de son équipe. De même, un chef de projet digital mal organisé est un danger pour le projet dont il a la charge. La diversité des tâches qui l’incombe nécessite une organisation minutieuse pour leur suivi. Il vous faut donc planifier chaque étape du projet. Fixez-vous des objectifs précis, à une date précise. Évaluez la durée de chaque action. Faites une planification détaillée qui vous aidera à suivre le déroulé de votre projet à chaque étape.
Soyez responsable et attentif
Le coach d’une équipe doit rester responsable en toutes circonstances. Il faut être à même de rester concentrer sur ses objectifs, de ne pas céder à la pression au risque de perdre de vue sa cible : la réussite du projet. Vous devez donc être capable de déceler les manquements ou les faiblesses d’un joueur à temps. Sachez gérer efficacement les imprévus et les priorités !
Faites preuve de rigueur
La rigueur est le meilleur moyen de gagner en temps. Il suffit d’une minute d’inattention pour perdre le contrôle de la situation et avoir du retard dans sa stratégie. Un coach doit être regardant sur tout. Est-ce que tous les joueurs ont fait leurs exercices ? Est-ce qu’il respecte ses engagements vis-à-vis de l’équipe ? Il ne peut se permettre de passer à côté d’un fait ou d’oublier une information relative à l’un de ses joueurs ou à la compétition qu’il prépare.
Développez l’esprit d’équipe
La gestion du temps dans une équipe ne dépend pas toujours de l’exclusivité du coach. Chaque membre de l’équipe a un rôle à jouer, raison pour laquelle il faut que chacun se reconnaisse partie prenante du projet. Cette intégration des joueurs est la responsabilité du coach, qui doit savoir instaurer l’esprit d’équipe dans son groupe. Il doit faire confiance à chaque joueur. Prendre la peine de déléguer certaines tâches. Il doit être ouvert, rester à l’écoute de tout un chacun, communiquer à temps et en heure avec toutes les parties prenantes, et les motiver au quotidien.
