Les sujets que vous feriez bien d'aborder dans votre réunion de kickoff

Quelle que soit votre spécialité, le kick off de projet (ou réunion de lancement du projet pour les fervents francophones) est essentielle dans la gestion de projet. L’effort consacré à ce type de réunion peut dépendre du projet et de l’importance du client pour votre agence.

La clé de la réussite de toute réunion de kickoff consiste à parcourir l’ensemble des exigences, des rôles de chacun, des livrables et des plannings. Tous ces sujets devront être discutés et faire l’objet d’un consensus, à la manière d’un Scrum Master qui se charge d’aligner ses équipes.

Voyons quels sont les différents sujets à inclure dans l’ordre du jour d’une réunion de kick off, pour une réussite du projet de bout en bout.

Pourquoi ? La question de base d’un kick off de projet

En tant que chef de projet informatique, digital, ou IT, vous devez avant toute chose faire démarrer la réunion de kickoff sur la question suivante : pourquoi ce nouveau projet est-il lancé ? Qu’il s’agisse du lancement d’un site web, d’une application, ou encore d’une conception audiovisuelle, il est important d’expliquer les causes du projet. Vous devez relater les idées et les préoccupations qui ont conduit à la réalisation du projet, et expliquer les besoins et les attentes du client. 

Indiquez également l’importance et la priorité du projet pour votre client, tout comme pour votre agence : ces explications doivent pouvoir aider les équipes à attacher l’importance adéquate au projet, et à garantir que les ressources nécessaires seront allouées.

La présentation du cahier des charges

Le chef de projet doit détailler les différentes exigences du client ainsi que les spécifications techniques éventuelles. Les attentes doivent être claires et comprises de tous. Il relève également de votre responsabilité de parler de procédures permettant d’apporter d’éventuelles modifications à ce cahier des charges. 

En effet, il n’est pas rare que les objectifs initiaux soient modifiés en cours d’avancement du projet. Les équipes ont besoin d’être confiantes quant au fait que les chefs de projet sont bien conscients de ce phénomène, et que ces modifications feront l’objet d’une surveillance et d’un contrôle approfondis. L’objectif : éviter de tout reprendre à zéro une fois les tâches des équipes terminées, et fonctionner sur des méthodologies agiles si besoin.

La présentation des équipes

Chacun des acteurs du projet doit être présenté, et le chef de projets, en tant que responsable de leur management, doit expliquer où et comment leur expertise sera utilisée dans le projet. Cette présentation devra se faire en suivant l’ordre de déroulement des différentes tâches du projet : “D’abord notre graphiste s’occupera de faire des maquettes de l'application, puis notre développeur intègrera ces maquettes, puis je serai en charge de recetter l’app etc…". 

Ces présentations permettront d’introduire le déroulement des activités, et leurs différentes phases, de façon plus concrète. Chaque personne peut d’ailleurs se présenter elle-même, sauf si des dizaines de personnes sont impliquées, auquel cas la chose prendrait trop de temps. Les différents membres de l’équipe peuvent ne pas se connaître : les présentations permettent donc de favoriser une bonne communication et un bon pilotage dans le projet.

Comment va se dérouler la communication quant au projet

Lors de cette réunion kick off de projet, évoquez la façon dont les équipes peuvent communiquer entre elles, et expliquez comment donner ou recevoir des commentaires. 

Les décisions sont prises par le chef de projet, suite à des réunions avec les équipes. Le leadership appartient donc au chef de projet, mais cela doit se faire sur un mode collaboratif avec les équipes. Une bonne prise de décision dépend d’une communication efficace entre les différents membres de l’équipe. Un petit rappel sur la bonne communication dans le projet n’est donc jamais de trop, et pourrait même motiver les troupes un peu plus encore.

Et les conflits ?

Les conflits en entreprise sont inévitables. Le bon chef de projet doit donc aborder le sujet ouvertement. Les conflits peuvent avoir leurs bienfaits en termes de management de projet, et apporter un véritable esprit critique sur les actions à mener.

Le chef de projet doit donc rappeler que les conflits, quand ils ne deviennent pas personnels, peuvent conduire à la prise de meilleures décisions. Les principes pour faire de ces conflits un apport dans le projet peuvent faire l’objet d’un rapide point par le chef de projet au cours de la réunion de kick off de projet. Vous prendrez ainsi une approche projet fondamentalement humaine dès le départ, et vous vous engagez à mener une gestion des risques de conflit optimale.

Le planning du projet

Enfin, le chef de projet digital doit distribuer à chacun une ébauche du plan de projet, avec les différentes étapes et les dates de lancement. Discutez avec les équipes de ces différentes étapes qui permettront de mener à bien le projet. A quelle date devez-vous livrer le projet ? Quels éléments opérationnels devront être mis en place jour après jour ?

Passez en revue les deadlines et les jalons du calendrier et assurez-vous que les équipes soient bien en phase avec celles-ci. Si certaines étapes paraissent irréalisables aux yeux de l’équipe de projet (deadlines beaucoup trop tôt etc..), revoyez celles-ci. Il est essentiel de parvenir à un consensus entre les possibilités de travail des équipes et les attentes du client. Sans un tel accord, inutile de commencer le projet : pensez planification dès ce moment-clé qu’est votre kick off !

Et si vous souhaitez préparer au mieux votre réunion de kick off de projet à venir, pourquoi pas préparer un diagramme de Gantt, qui servira de base de discussion ? Rendez-vous sur notre guide sur le sujet pour en concevoir un véritablement performant.

Et ensuite, c’est à vous de piloter un projet auprès de toutes les parties prenantes, aussi bien que vous aurez mené cette réunion kick off de projet.