Comment créer un diagramme de Gantt vraiment utile ?
Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui affiche vos échéances de manière claire, pour vous permettre de gérer et de visualiser l’avancement du projet sur lequel vous travaillez. Jusque-là on ne vous apprend sans doute rien : peut-être même que vous connaissez le diagramme de Gantt depuis vos années BTS ou votre Master en Project Management.
Oui, mais voilà, il y a le bon diagramme de Gantt et le mauvais diagramme de Gantt. Qu’est-ce qui fait la différence entre les deux ? La présence de certains éléments, que voici, et que tous les chefs de projet consciencieux sauront prendre en main au mieux à la fin de la lecture de cet article.
Les noms des différentes tâches
Évident non ? Oui, mais c’est toujours bon de le rappeler. Le nom d’une tâche est sûrement l’élément le plus important. Donnez à chacune des tâches un nom clair, net et précis. Votre liste de tâches doit signifier quelque chose pour vous et vos équipes. Évitez le nom type “tâche #14b”, qui ne parle à personne (même pas à vous, quelques mois après que vous ayez finalisé votre planification de projet initiale). Privilégiez un nom de tâche qui décrive les livrables à créer, ou les objectifs à atteindre, pour une gestion de projets claire comme de l’eau de source.
La longueur des barres de tâches
Normalement, la longueur des barres de tâches se définit via votre logiciel de gestion de projet, en charge de la création de votre diagramme de Gantt (Trello, Microsoft Project, Asana…). Si vous travaillez sur Excel pour vos Gantt (ce que l’on ne recommande pas), vous pouvez la gérer vous-même.
La longueur de la barre indique la durée de la tâche : plus elle est longue, et plus du temps y sera accordé, et inversement. C’est souvent un des premiers éléments auquel on fait attention lorsqu’on regarde un diagramme de Gantt. On comprend en un coup d’œil quelles tâches vont prendre plus de temps que les autres. Soyez attentifs à la manière dont vous définissez la longueur de ces barres de tâches et faites-le avec le maximum de précision.
La durée des tâches
On vient de le voir : la longueur des barres de tâches représente le temps qui sera accordé à chacune des tâches, mais tout cela reste abstrait : il s’agit surtout de comparer le temps passé sur une tâche par rapport à une autre. Pour rendre le tout plus concret et compréhensible, ajoutez sur le diagramme la durée en jours de chacune des tâches. C’est un élément essentiel pour les équipes (qui doivent, tout comme vous, gérer planification et suivi de leur temps). En plus, cela vous permet d’identifier rapidement les erreurs de votre planning de projet, notamment en termes de charge de travail surnuméraire.
Les dates de début et de fin
Pour les équipes, voir des barres de couleurs, c’est bien sympathique ; mais savoir à partir de quand ils devront commencer le travail, c’est mieux. Un bon diagramme de Gantt doit intégrer des dates de début et de fin. Ces dates peuvent être saisies manuellement, ou calculées automatiquement si vous disposez d’un logiciel de gestion de projet digne de ce nom. La deuxième option est préférable, car les dates se mettent automatiquement à jour lors de l’évolution du projet : si vous passez plus de temps que prévu sur la tâche A, la date de début de la tâche B sera automatiquement recalculée par votre outil de planification. Rien de mieux pour être sûr de l’état d’avancement du projet.
Des groupements de tâches
Les délais des projets peuvent parfois être difficiles à gérer sur un diagramme de Gantt : il y a tellement de lignes qu’on n’y comprend plus rien. Dans ce cas de figure, l’idéal est de regrouper certaines tâches dans des groupes de tâches. On parle alors de tâche “parent”, qui regroupe plusieurs tâches “enfants”. Ces dernières sont sous un niveau inférieur des tâches “parents”. L’ensemble des tâches “enfants” doivent être réalisées afin que la tâche “parents” soit bouclée. C’est ainsi que vous pourrez procéder au découpage de votre Gantt, et suivre de manière agile votre chemin critique, pour un suivi du projet optimal.
Les liens entre les tâches
Un des gros intérêts d’un diagramme de Gantt, c’est qu’il permet de relier les tâches entre elles. On repère les dépendances d’une tâche par rapport à une autre. Une tâche X peut par exemple nécessiter qu’une tâche Y ait préalablement été terminées avant qu’on commence à y travailler. Surveillez bien ces dépendances et leurs affectations à des tâches spécifiques : elles peuvent venir gâcher tout votre planning. Si vous repérez une tâche qui n’a aucune dépendance, vous pouvez y travailler dès maintenant pour vous en débarrasser, et peut-être ouvrir la voie pour la réalisation d’autres tâches. L’avancement des tâches de votre projet n’a jamais été aussi efficace !
Les noms des équipes
Qui fait quoi ? Pour suivre le projet, il est toujours bon de savoir, d’un seul coup d’œil, quelle équipe ou quelle personne travaille sur telle tâche. Pour cela, prenez en main la gestion des ressources du projet, et ajoutez les noms des équipes ou des personnes responsables d’une tâche directement sur le diagramme de Gantt. Vous éviterez les collaborateurs stupéfaits de n’avoir pas été prévenus que telle tâche de projet était planifiée pour eux. Simple, efficace… et surtout collaboratif !
Des jalons
Un jalon définit une date-clé dans le planning du projet. Comme par exemple, la sortie d’une version bêta, le lancement sur le marché d’un produit, d’une opé presse etc.. Les jalons permettent aux équipes de rester motivées en atteignant des objectifs intermédiaires, et vous permettent à vous, chef de projet, de déterminer avec précision si votre projet évolue ou non en matière de délai.
Véritables tableaux de bord de management de projet, les diagrammes de Gantt n’ont désormais plus de secret pour vous. Logiciel de planification en poche, et planning de suivi en tête, à vous désormais de piloter efficacement l’avancement des projets que vous avez en charge, et gérer échéances et retards avec panache. Alors, c’est pour quand, la fin du projet ?
