Comment gérer vos to-do list de manière efficace
Vous vous sentez dépassé par la charge de travail que vous avez à faire ? Et si vous faisiez une to-do list vraiment maligne et performante, pour vous permettre de vous y retrouver ?
Qu’est-ce une to-do list ?
Comme son nom l’indique, il s’agit d’une liste de choses à faire. Cet outil peut être bien pratique pour pouvoir organiser ses missions quotidiennes, afin de classer ses tâches en fonction de leur priorité... et pour ne surtout rien oublier.
À quoi sert une to-do list ?
Les bénéfices d'une to-do list vraiment bien conçue ne manquent pas. Parmi eux, notez :
- Le fait de ne pas oublier les tâches importantes
- La possibilité de vous concentrer sur les tâches à faire le plus rapidement possible
- Éviter de vous perdre au milieu d’une multitude de tâches désordonnées
- Vous permettre de ne pas être débordé par les événements
- Pouvoir prédire les potentiels retards
- Envisager des erreurs de parcours et trouver de possibles solutions en avance
- Gérer au mieux votre temps
- Être plus productif
- Avoir une vue d’ensemble sur le projet à part entière, ou sur l’ensemble ces tâches à réaliser
Comment bien faire une to-do list ?
Chaque personne a sa propre méthode. Certains aiment faire des tableaux, mettre des codes couleurs, dessiner des schémas… Cela dépendra de votre vision des choses, de votre sensibilité. Il existe aujourd’hui néanmoins des outils comme Trello ou Wunderlist permettant de vous y aider plus facilement. Une fois maitrisés, vous pouvez les personnalisez à votre guise, afin qu’ils répondent à vos exigences.
Tout d’abord, prenez le temps de créer une liste des tâches qui vous semblent importantes, et que vous devrez effectuer pour mener à bien votre projet. Ensuite, vous pourrez commencer à les organiser en fonction de leurs importances et de leurs priorités, et à leur accorder une durée approximative et une tâche d’échéance.
Laissez pour le moment de côté les tâches secondaires : vous pourrez y revenir par la suite et les décomposer en de multiples tâches diverses. Car, si votre liste est trop grande, vous vous découragerez avant même d’avoir commencé à réaliser les premières tâches. Faites donc en sorte de ne pas vous sentir débordé par vos to-do lists. Vous pouvez pour cela utiliser des numéros, des codes couleurs afin de repérer de façon visuelle les tâches les plus importantes. Et, n’oubliez pas de cocher celles déjà effectuées : toute la motivation provient de là !
Vous pouvez également faire une liste générale pour l’ensemble de votre équipe, puis une liste plus personnelle, pour vos propres tâches.
Quels outils utiliser ?
Des outils ou logiciels pourront vous aider à mettre en place et organiser vos différentes to-do list. Simples à utiliser, ils présentent de nombreux avantages qui sauront à coup sûr vous faciliter la vie !
Trello, par exemple, ou Evernote, permettent de classer les tâches quotidiennes sous forme de Kanban. Vous pourrez alors reclasser vos tâches à votre guise, en modifier certaines, ainsi que leurs échéances, redéfinir leurs priorités et reporter celles qui n’ont plus besoin d’être traitées de façon aussi urgente. Plus faciles qu’un simple calendrier, des post-it éparpillés partout sur votre bureau ou sur votre mur ou un tableau Excel désordonné, qui vous feront perdre de nombreuses heures d’organisation et réorganisation. Avec ces to-do list, votre organisation sera facilitée en un rien de temps !
Et pour des projets sur le long terme, l’organisation d’événements ou tout autre tâche s’étalant dans le temps, pourquoi ne pas tester le diagramme de Gantt ?
À vous de jouer : un papier et un crayon, ou votre clavier en main, créez vos propres to-do list, pour devenir plus efficace dans votre gestion de projet !
