7 lois à connaître pour hacker son temps et sa productivité

Votre calendrier déborde, les demandes de vos clients s’accumulent, les réunions s’enchaînent inlassablement, les sollicitations de votre équipe vous perturbent toute la journée ? Et vous, dans l’histoire, vous explosez ! Le rôle d’interface du chef de projet le rend malheureusement vulnérable au surmenage et au stress. Mais pas de panique : voici 7 lois pour apprendre à gérer votre temps, optimiser vos efforts et pouvoir appréhender votre journée avec le sourire.

Pour tout comprendre :

• Comprendre la loi de Murphy
• Les 7 grandes loi de la gestion du temps
• Décourvir la loi de Carlson
• Comprendre la matrice d'Eisenhower
• Loi de pareto : 80% de nos activités produit 20% des résultats
• La loi de Fraise

1. La loi de Parkinson

Plus on dispose de temps pour effectuer une tâche, plus l’exécution de cette tâche prend du temps.

Pour effectuer un travail dont l’échéance est éloignée dans le temps (voire totalement absente), mieux vaut malgré tout se fixer une date limite. Et le plus tôt sera le mieux. En effet, Parkinson a constaté que toute tâche finit par s’étaler sur le temps qui lui est imparti. La durée pour effectuer une mission ne serait donc pas seulement liée à la tâche en elle-même, mais aussi au temps dont on dispose avant l’échéance. Pensez-y pour la prochaine tâche complexe que vous aimeriez procrastiner jusqu’à 2029 ! Pour rester productif et ne pas vous endormir sur ladite tâche, mieux vaut donc vous fixer (et respecter !) une échéance raisonnable.

2. La loi de Murphy

La loi de Murphy repose sur une idée simple : si quelque chose présente une probabilité de mal se passer, alors elle va effectivement mal se passer.

Pour illustrer ces petits accrocs du quotidien, elle est aussi surnommée "loi de la tartine beurrée" (vous savez, celle qui tombe toujours du mauvais côté). Cette loi est bien sûr à prendre au second degré. Mais elle illustre très bien une tendance universelle en gestion de projet : mieux vaut être paré à toute éventualité et assurer au maximum ses arrières. Ce précepte nous pousse à être pointilleux et anticiper les ennuis, une qualité essentielle en chefferie de projet. Par exemple, avez-vous remarqué que c’est toujours en pleine démo client que l’ordinateur plante ?

3. La loi de Carlson

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.

Voilà encore un grand principe à connaître sur la productivité au travail. Interrompre son travail serait donc néfaste pour l’efficacité. Attention, on ne parle pas des pauses qui sont nécessaires, voire vitales, pour ne pas se surmener,  mais bien du fait de fragmenter le travail en plusieurs sessions. Carlson préconise de rassembler dans un même temps les tâches de même nature, et d’éviter les distractions qui perturbent la concentration. Mettez-vous donc en mode "off", un casque sur la tête, un panneau "ne pas déranger" quand vous êtes focalisé sur une tâche qui mérite toute votre attention.

4. La loi d’Illich

Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative.

Quand on en est à sa quatrième charrette de la semaine pour livrer le projet de l’année, on en oublie parfois l’importance de faire des pauses. Le désir, bien naturel, de terminer le plus vite possible pour ne pas passer la nuit sur un projet nous fait oublier nos besoins les plus élémentaires. Et pourtant, faire des pauses n’est pas accessoire : le cerveau en a besoin pour continuer de fonctionner correctement. C’est pourquoi même quand votre planning déborde, préservez-vous un temps de pause au moins toutes les 90 minutes.

5. Le principe de Pareto

20% des activités produisent 80% des résultats.

Si vous pensiez que les résultats étaient proportionnels à l’effort fourni, vous vous fourvoyiez ! Selon Pareto, il est nécessaire d’identifier et de prioriser les 20% d’activités qui produisent le plus de valeur. Mais doit-on pour autant laisser de côté les 80% d’activités dites "secondaires" ? Pas forcément. Apprenez déjà à distinguer l’essentiel de l’accessoire, et à avoir des arguments solides pour décliner un travail qui aurait moins d'utilité que la tâche sur laquelle vous vous concentrez actuellement. Et surtout apprenez à déléguer !

6. La loi de Hofstadter

La réalisation d’une chose nécessite toujours plus de temps que ce qui a été prévu.

Cette loi indique qu’il est important d’estimer au plus juste la durée d’une tâche, et de prévoir une petite marge de sécurité entre les différentes étapes-clés d’un projet. Et pour livrer dans les temps, imposez-vous face à un client qui voudrait accélérer le cours des choses, en sous-entendant que le temps estimé est trop large.

7. La loi de Laborit

Nous avons tendance à chercher la satisfaction immédiate et à fuir le stress.

Le cerveau est ainsi fait : il cherche avant tout à s’amuser, au détriment des tâches ingrates qu’il préfère reléguer à plus tard. Le problème c’est que le travail n’est pas fait que de missions passionnantes, mais aussi d’un tas d'éléments assez peut satisfaisants, mais qu’il faut quand même bien gérer. Entraînez-vous donc à hacker votre matière grise rebelle en lui promettant une récompense. Par exemple, faites 2h de tâches administratives, puis accordez-vous une belle pause-café avec votre collègue préféré !

A vous désormais d'appliquer ces 7 lois pour optimiser votre planning quotidien. N'hésitez pas non plus à les appliquer à votre gestion de projet : vos équipes, ainsi que vos clients, vous en remercieront.