Nos tips pour briefer vos équipes avant de partir en congés (l'esprit serein)

Après de longs mois de travail acharné, vous ne rêvez plus que d’une seule chose : partir en vacances et profiter. Malheureusement pour vous, votre esprit reste encore et toujours tourné vers vos clients et vos nombreux projets. Quelques semaines avant de prendre le grand départ, vous commencez à angoisser. L’excitation du départ imminent laisse maintenant place à l’angoisse.

Comment votre équipe va-t-elle réussir à boucler les dossiers sans vous ? Comment réagiront-ils en cas d’urgence ? De multiples questions vous tourmentent.

Alors, comment parvenir à déléguer votre cher projet temporairement sans vous faire de souci ? Nous vous listons quelques actions à faire avant de partir en vacances qui vous permettront de briefer vos équipes correctement et de pouvoir partir l’esprit aussi tranquille que léger.

Faites le point sur les dossiers en cours et les tâches à effectuer en votre absence

Faites le point sur vos dossiers en cours, sur leurs avancées, s’ils peuvent attendre votre retour ou doivent être traités de façon urgente… Pensez à consulter vos mails, à répondre aux questions envoyées, à gérer votre calendrier et à mettre en place un planning de tâches à faire.

Effectuez une liste de tous les dossiers que vos collaborateurs auront à gérer en votre absence, et prenez soin de leur donner un ordre de priorité. Écrivez des instructions précises à suivre : actions à effectuer, tâches à faire, deadlines…

Donnez également à vos coéquipiers toutes les informations nécessaires pour pouvoir mener à bien l’ensemble de ces projets : coordonnées des clients, numéro en cas d’urgence, adresses des rendez-vous, personnes à recontacter… Déléguez certaines tâches que vous ne pourrez réaliser. Vous avez une équipe autour de vous pour vous aider, profitez-en !

Briefez chacun d’entre eux

Si certains dossiers ne peuvent attendre votre retour, n’hésitez pas à les déléguer. Vous pourrez alors organiser une réunion avant votre départ pour briefer vos équipes au mieux. Laissez-leur une to-do list spécifique pour plus de facilité, ainsi que toutes les informations indispensables au bon déroulement des projets. Mieux vous serez organisé, plus vous pourrez passer des vacances tranquilles, sans être stressé par l’avancée des projets. Votre équipe une fois bien briefée pourra ne faire que du bon travail.

Anticipez les possibles problèmes

Il n'est pas rare qu’arrive un petit changement de dernière minute, un problème inattendu, une quelconque urgence… Prévoyez un rétroplanning pour permettre à votre équipe de les anticiper et de prendre le dessus sur la situation. Pensez, si cela vous semble pertinent, à le créer sous forme de diagramme de Gantt. Un problème anticipé est facile à rattraper !

Informez vos clients de votre absence

Eh oui, briefer votre équipe ne suffit pas. Vous devez également informer l’ensemble des personnes avec qui vous travaillez de votre future absence : clients, partenaires, prospects… Rassurez-les, en expliquant que vous serez remplacé par une équipe sérieuse qui sera à leur écoute le temps de vos congés.

Mettez également en place un message automatique sur le répondeur de votre téléphone et sur votre boite mail, afin de les informer que vous ne pourrez répondre à leur message de telle date à telle date, mais que vous prendrez connaissance de leurs demandes dès votre retour. N’oubliez cependant pas d’indiquer les coordonnées d’une personne de votre équipe à contacter en cas d’urgence.

Et, enfin, pro-fi-tez ! Les congés sont faits pour vous relaxer et vous déconnecter de votre projet, que vous le chérissiez tendrement ou non. Oubliez donc toute votre charge de travail habituel et passez un peu de temps à prendre soin de vous. Hors de question de répondre à votre téléphone professionnel ou à vos e-mails, à moins qu’il ne s’agisse d’une inquiétante urgence. Vous pourrez ainsi vous reposer, recharger vos batteries et reprendre le travail plus motivé que jamais.