Comment maîtriser le budget prévisionnel de son projet ?

On le sait bien : un budget est, par définition mouvant. Malheureusement, l’évolution des postes de dépenses a la fâcheuse tendance à aller toujours dans le même sens : des dépenses prévisionnelles qui dérapent, alors que les recettes, elles, sont plutôt revues à la baisse. 

Si un chef de projet digne de ce nom travaille systématiquement à partir d’un budget prévisionnel, il n’empêche que quelques réajustements sont quelquefois indispensables… Découvrez ici les astuces pour ne pas faire exploser le budget prévisionnel de votre projet.

Faire un budget prévisionnel plus que prudent

Cela peut avoir l’air d’une évidence mais pourtant, cette règle de prudence n’est pas toujours appliquée : intégrez dans votre devis prévisionnel une “réserve budgétaire”. Il est vrai que lorsque l’on sait être en concurrence, on a toujours tendance à vouloir présenter un budget le plus serré possible, pour emporter le marché … C’est de bonne guerre ! 

Cela n’empêche pas de gratifier la ligne de bas de page (celle du Total HT) d’un petit astérisque renvoyant à la mention : "réserve budgétaire : + ou – 10% ". Le client se focalise le plus souvent sur la partie visible du devis, et survole l’astérisque sans vraiment se projeter sur les 10% supplémentaires, qui peuvent cependant représenter un montant assez significatif pour sauver votre budget s’il dérape. Votre analyse prévisionnelle et vos projections financières deviennent ainsi sans failles.

Si toutefois votre client se rebiffe à la perspective d’un devis majoré de 10%, vous pourrez toujours lui expliquer que cette réserve est là pour parer aux impondérables budgétaires : les bons comme les mauvais. En cas de bonne surprise, le budget sera revu à la baisse et non à la hausse. Même si ce phénomène est rarissime, les promesses n’engagent que ceux qui les écoutent, et ce type de petites prévisions, dès que vous créez votre tableur Excel de gestion de projet en amont, peut sauver votre projet. 

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Ajuster le budget prévisionnel du projet au fur et à mesure

Que ce soit en puisant sur la réserve budgétaire ou, si elle n’a pas été prévue, en demandant des financements supplémentaires à votre client, le mieux est d’avancer, dans votre projet, pas à pas, en rectifiant le tir progressivement et de manière justifiée. Rien de pire, en effet, que de se laisser déborder et d’avoir à défendre, en fin de campagne ou de mission, un budget dépassé de toutes parts. 

Ainsi, si votre influenceuse, par exemple, valorisée à hauteur de 5.000€ au moment de l’élaboration du budget, a gagné en notoriété, et décide en cours de campagne de tripler ses prétentions au motif qu’elle vient de tripler son nombre de followers, mieux vaut alerter en temps réel et débattre avec le client de la pertinence à maintenir ce partenariat. Si c’est le cas, votre client le fait en toute conscience de la hausse budgétaire, qui est validée dans la foulée. À vous la rentabilité !

Trouver des combines pour acheter mieux, ou des “ersatz” astucieux…

Dans le cadre des campagnes “print”, les variables d’ajustement se font notamment grâce notamment à des négociations avec les médias presse ou affichage : une démarche de haute voltige parfois, mais qui peut s’avérer très rentable. Par exemple, vous avez vendu une pleine page quadri dans un magazine mensuel. La commission d’agence de 15% paraît faible au regard des dérapages budgétaires qui s’annoncent…

Il est toujours possible d’user de son réseau et de ses compétences d’acheteur, pour négocier une sur-remise ou une remise “de bouclage” (un espace acheté juste avant l’envoi chez l’imprimeur …). 

Le chef de projet digital peut lui aussi trouver ses propres astuces permettant d’optimiser et de piloter au mieux un budget. Ainsi, par exemple, vous vous êtes engagé sur un objectif de référencement, l’atteinte de cet objectif se fera via du SEA (Search Engine Advertising) budgété… Mais pourquoi ne pas y mêler un peu de SEO (référencement naturel) qui demande, certes, plus de temps et de travail, mais qui ne coûte pas de budget à proprement parler ? Si l’objectif final est atteint, vous pourrez conjuguer client satisfait, et budget maîtrisé !

Grâce à ces quelques astuces, vous vous assurez que votre tableau prévisionnel de dépenses n'explose pas en cours de projet.