4 étapes pour créer un cahier des charges vraiment efficace

Un cahier des charges est un document de pilotage, qui vous permet de décrire les spécifications techniques, les attentes et les contraintes de votre projet. Il doit décrire un besoin, de manière à ce qu’il soit compris par toutes les parties prenantes du projet.

Voilà la théorie. Mais bien souvent, pour le chef de projet chargé de l’écrire, rédiger un cahier des charges relève plutôt de la sinécure que du réflexe. Dedans, vous avez tant de petits détails à expliciter, tant de messages à faire passer de manière synthétique dans plusieurs rubriques, qu’il n’est pas difficile d’y passer des heures.

Pour vous simplifier la vie, découvrez en 4 étapes-clés comment rédiger un cahier des charges qui sera bien compris et exploité par votre prestataire ou agence digitale.

Étape 1 : Décrire le contexte du projet

Première étape : votre cahier des charges doit donner un aperçu très précis de votre entreprise. Bien souvent, vous transmettrez ce cahier des charges à un prestataire extérieur, ou à un autre pôle de l’entreprise qui ne connaît pas le périmètre de vos propres actions.

Prenez donc le temps de décrire dans le menu détail, mais de manière synthétique : 

• Votre entreprise. Prenez le temps de présenter vos produits ou vos services, ainsi que votre proposition de valeur ou les éléments différenciants qui font de votre entreprise une organisation unique. 
• Vos cibles. Quel que soit votre projet digital, il ne peut pas se passer d’une conception sur-mesure, réfléchie en fonction des attentes de vos audiences-cibles. Prenez le temps de décrire un “ICP (“Ideal Customer Profile”) : quelques idées-clés suffisent souvent.
• Les éléments existants sur lesquels pourront s’appuyer les prestataires. Par exemple, pour une refonte de site web, intégrez au cahier des charges votre charte graphique existante, le lien vers votre site, ou encore l’offre d’hébergement à laquelle vous êtes actuellement inscrit.

Attention à ne pas oublier d’intégrer à cette partie, très rapidement sur votre document, la personne en charge du projet (vous ?) ainsi que ses coordonnées. Si toutefois votre cahier des charges n’est pas compréhensible, la personne qui le lit doit pouvoir vous contacter dès que possible.

Étape 2 : Expliciter le périmètre du projet

Soyez prévenu : vous arrivez au passage le plus complexe pour faire un cahier des charges. Ici, il s’agit de bien décrire vos besoins, ce que vous attendez de vos prestataires potentiels. 

Commencez donc par expliciter les problèmes que vous rencontrez actuellement, et les missions et livrables qui permetteront d’y trouver une solution. Le fait de bien décrire, point par point, ces missions, vous permettra de recevoir des offres à tiroirs de votre prestataire ou agence web, que vous pourrez moduler si nécessaire.

Par exemple, vous souhaitez mener un projet d’optimisation SEO sur votre site web ? Donnez d’abord un aperçu de votre situation actuelle : nombre de visites mensuelles issues des moteurs de recherche, nombre de mots-clés sur lesquels vous êtes positionné… 
Puis expliquez clairement dans votre cahier des charges les différentes tâches qui permettront d’améliorer votre référencement (optimisations techniques, sémantiques, backlinks…), et donnez quelques exemples de mots-clés sur lesquels vous souhaitez remonter organiquement.

Puis prenez soin de bien détailler les objectifs que vous souhaitez atteindre, et les résultats escomptés. Vous souhaitez refondre votre site e-commerce : ok, mais à quelles fins ? Pour améliorer l’expérience utilisateur, l’ergonomie, la performance, la génération de leads ?
Notez que, plus vos objectifs seront chiffrés de manière précise, plus vous recevrez des offres adéquates, sans surprise (budgétaire ou technique) qui vous attendraient au cours du projet. En somme, pensez vos objectifs de manière SMART !

Pour reprendre l’exemple de votre projet d’optimisation SEO, cette étape consisterait à chiffrer le nombre de mots-clés sur lesquels vous souhaiteriez remonter après 12 mois de proojet, ainsi que le nombre de visites organiques mensuelles que vous voudriez récolter.

Courage, la rédaction du cahier des charges techniques de vos rêves va bon train !

Étape 3 : Préciser les contraintes du projet

Tout bon modèle de cahier des charges fonctionnel prend en compte les éléments dimensionnants cruciaux que sont le budget, la technique et les délais. Ce sont eux qui vont donner une meilleure perspective du projet à vos prestataires, et leur permettre de vous faire une estimation budgétaire précise. 

En termes de contraintes budgétaires, donnez une fourchette réaliste à vos interlocuteurs. Seul vous tenez les cordons de la bourse du projet ; mais renseignez-vous un minimum sur les tarifs qui s’appliquent généralement au type de besoin que vous rencontrez.

Du point de vue technique, détaillez précisément les éléments qui peuvent être contaignants pour votre projet. Ce peut être un hébergeur web auprès duquel vous êtes engagés pour encore 1 an, ou encore des technologies et logiciels (CMS, CRM, ERP...) que vous utilisez en interne, auxquels vos prestataires devront s’accomoder.

Côté délais, n’hésitez pas à être assez strict. Une bonne pratique consiste à fournir un planning théorique à vos prestataires, pour y lister les différentes étapes de votre projet et leurs deadlines respectives. Par exemple, pour une création d’application mobile, intégrez les phases de wireframing, d’arborescence, de maquettes, de développement, de création de contenu… et leurs deadlines associées. 

Même si ces contraintes budgétaires et temporelles ne seront pas forcément respectées à la lettre dans les offres de vos prestataires, elles les obligent à cadrer et formaliser une offre sur-mesure.

Étape 4 : Faire relire votre cahier des charges aux personnes impliquées

Votre document est bien mis en page, structuré selon les différentes parties abordées précédemment ? Bravo ! Mais avant d’envoyer votre cahier des charges tel quel, prenez le temps de l’envoyer à d’autres personnes, également impliquées sur votre projet. 

D’une part, ce second oeil attentif vous assurera d’avoir abordé tous les éléments nécessaires au bon dimensionnement du projet, d’avoir pu poser les bonnes questions à vos prestataires. D’autre part, une seconde relecture permettra de voir si vous utilisez le bon langage pour les différentes parties prenantes du projet. 

Par exemple, si vous envoyez un bon cahier des charges pour un projet d’optimisation de performance de votre site Internet, faites-le attentivement relire à votre développeur, voire au CTO si le projet a un impact à l’échelle de l’entreprise. Ils pourront vérifier que l’expression des besoins fonctionnels et contraintes techniques y est bien formulée.

En respectant à la lettre ces 4 étapes-clés, vous voilà prêt à élaborer des cahiers des charges pertinents, construits de manière à être réellement respectés. À vous le choix du prestataire idéal, et un projet réussi de bout en bout !