Un sou est un sou : savoir gérer un budget

L’une de vos diverses attributions en tant que chef de projet digital est de préparer, et surtout, de respecter, les budgets. Une mission périlleuse, mais n’oublions pas que time is money est le nerf de la guerre. Vous devez impérativement savoir budgétiser un projet et tout mettre en œuvre pour que ce budget prévisionnel corresponde aux coûts réels.

Comment faire ? Ici, découvrez l’art de gérer un budget quand on est chef de projet.

Quelques calculs pour poser votre budget

Le mot "budget" vous donne des sueurs froides ? Alors avant toute chose, posons les bases : pour arriver à gérer et à maîtriser un budget, il faut commencer par savoir le calculer, le mettre en place, le présenter. Tout un projet en soi, et pas des moindres. Mais en prenant de bonnes habitudes, vous verrez que calculer un budget va devenir un véritable automatisme.

L’important est de vous organiser pour penser au moindre détail. Pour un budget calculé aux petits oignons, il faut déjà différencier les postes de dépenses :

• Ressources humaines
• Matériel
• Frais indirects (comme les frais de gestion ou généraux)...

En somme, votre mission est d’estimer le temps de travail et les moyens nécessaires pour réaliser chaque phase du projet. C’est pourquoi le planning initial est si important : il permet de savoir combien de jours sont nécessaires à chaque phase de réalisation du projet et de les budgétiser : initialisation, lancement, conception, production, exploitation.

A partir de vos précieuses estimations, vous allez pouvoir calculer le coût de chaque tâche en appliquant la formule "durée d’une tâche x coût des personnes impliquées". Votre budget prévisionnel est presque bouclé, à vous maintenant de bien le présenter dans un cahier des charges bien ficelé.

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Suivi et contrôle pour veiller au grain

Ne relâchez pas la pression. Certes, le prévisionnel est bouclé, mais désormai, une autre partie est lancée : respecter le budget annoncé. Et là, il s'agit de s'accrocher. La plus grande vigilance est de mise pour coller au montant tout au long du projet.

Pour y parvenir, vous allez devenir le garant du respect du planning. Pas de mystère ici : vous devez vérifier le temps passé sur chaque tâche, et assurer un suivi précis, en comparant régulièrement les estimations et le réel. 

Et surtout, n’oubliez pas de communiquer, que ce soit avec vos clients ou avec vos équipes. D’ailleurs, ces dernières sont pleinement concernées par le projet, il est donc tout à fait logique de les impliquer en amont, lors de la réalisation du prévisionnel, pour qu’elles partagent leur expérience et leur expertise et être ainsi au plus près de la réalité. Chaque partie est actrice, et des points réguliers vont permettre de suivre l’avancée du projet, ainsi que celle du budget.

Petit conseil supplémentaire : sachez anticiper, et soyez réaliste. Pour éviter les mauvaises surprises (et il y en a dans chaque projet), ayez toujours une ligne budgétaire dédiée aux imprévus. Au moins, vous aurez une porte de secours que vous serez heureux de trouver en cas de pépin de dernière minute. Dégainez donc la calculatrice, et laissez s'exprimer le Thalès qui est en vous.