Comment faire en sorte que ses équipes restent concentrées sur un projet

Vous venez de signer un nouveau contrat avec un client ? Félicitations. Au début du projet : tout est beau, excitant et nouveau. Le client est très enthousiaste, et il ne doute pas que vous allez faire du bon travail. En termes de budget également, tout est ok. Tout se met gentiment en marche.

En tant que chef de projet digital, c’est sûrement le moment où vous pourrez observer que tout le monde est concentré sur le projet comme jamais : chacun sait ce qui doit être accompli. Mais peu à peu, les choses se gâtent : vos équipes (les développeurs, les graphistes, les rédacteurs etc…) ont aussi d'autres projets à gérer, et jusqu’à preuve du contraire, elles n’ont pas le don d’ubiquité. Vos équipes sont disponibles à temps partiel sur votre projet, il peut donc être difficile de faire en sorte qu’elles restent concentrées dessus et y travaillent dur comme fer.

Alors comment gérer tout ceci ? Comment faire en sorte que votre projet reste une priorité ? Voici quelques conseils pour vous aider à répondre à ces problématiques.

Engagez entièrement les équipes dans les processus de définitions des exigences

En fonction du projet et de la disponibilité des équipes nécessaires, impliquer tout le monde dès le début du projet n’est pas forcément un bon choix. Ils travaillent sur moult autres projets, et vous n’avez pas envie qu’ils soient facturés à votre projet avant d’en avoir réellement besoin, sinon votre budget risque d'exploser, et votre client d'être insatisfait.

Cependant, il est nécessaire d’impliquer les équipes le plus tôt possible dans la phase de définition des exigences du projet afin qu'il démarre du bon pied. Assurez-vous de le faire, et les équipes seront mieux intégrées dès le départ, et vous gagnez un temps précieux sur le brief que vous aurez de toutes façons dû devoir leur faire. Leur compréhension des besoins et des objectifs du projet de votre client sera bien meilleure.

Tenez informées les équipes de l’état d’avancement du projet

S’il y a bien une personne qui doit tenir informées les équipes de l’état d’avancement d’un projet et du planning, c’est le chef de projet. C’est à lui qu’incombe le respect des délais, l’organisation des réunions sur l’avancement et la mise à jour du calendrier du projet. Gardez bien cela en tête si vous souhaitez que vos équipes restent engagées et concentrées quant à leurs tâches sur le projet.

Vos équipes sont occupées sur un tas de missions, et le chef de projet qui les tient le plus au courant de l’état d’avancement et qui leur délivre le plus d’informations sera le chef de projet auquel elles accorderont le plus d’attention. 

• Quand elles savent que vous maîtrisez le projet, elles vous font confiance et ne négligent pas le projet.
• Si vous ne les tenez pas informées, les équipes vont rapidement se déconcentrer et consacrer leurs temps à d’autres projets.

Assurez-vous qu’elles savent combien ce projet est important pour vous, et il le sera également pour elles. Les outils collaboratifs, comme Trello ou Freedcamp, peuvent vous être d’une grande aide en ce qui concerne ce point.

Rendez les équipes responsables de leur rapport d’avancement

En tant que chef de projet, c’est la plupart du temps vous qui tenez informé le client sur l’état d’avancement. Vous êtes donc en charge des points hebdomadaires sur l’avancement. Mais si vous voulez rendre vos équipes plus responsables, leur donner l’impression d’apporter une véritable contribution, et leur donner toute la reconnaissance qu’elles méritent, laissez les équipes fournir leur propre rapport d’avancement. N’hésitez pas à les inviter aux points hebdomadaires. Tout ça cela clairement changer leur attitude et leur implication.

Révisez continuellement les besoins de ressources tout au long du projet

Au départ, vous avez un plan, et puis tout est chamboulé. Si vous ne maintenez pas à jour vos prévisions, en terme de ressources et de temps d’équipes nécessaires, vous risquez de perdre l’attention de vos équipes au profit d’un autre projet, ce qui pourrait être regrettable.

La mise à jour des prévisions en terme de ressources nécessaires pour un projet permet de garantir une plus grande flexibilité et une meilleure gestion des projets. Prenons un exemple : vous aviez besoin d’un graphiste pendant les trois premières semaines d’un projet ; finalement, les choses changent, et vous n’en avez plus besoin, le graphiste travaille donc sur un autre projet. Quelques semaines plus tard, vous avez à nouveau besoin de ce graphiste, mais problème : vous n’avez pas prévu suffisamment tôt que vous auriez besoin de ce graphiste. Celui-ci est alors occupé et n’a pas une seconde à accorder à votre projet. Ce genre de problème aurait pu être évité en prenant soin de réviser continuellement les besoins en ressources et en temps humain tout au long du projet.

Alors, prêt à faire de votre projet la priorité #1 pour vos équipes ?