Comment gérer des changements de périmètre projet ?
Reconnaissons-le : le changement est toujours compliqué ! En tant que chef de projet, on passe un temps considérable à produire des plans et établir des objectifs pour l’équipe... pour au final, voir ces projections mises à mal, et le périmètre du projet modifié. Ce "petit changement" demandé innocemment par un client vous contrarie ? Voilà qui est compréhensible. Tout projet revêt un caractère fragile, et une petite modification sans impact apparent peut en réalité cacher des conséquences lourdes pour le projet.
Heureusement, il existe des méthodes pour manager le changement et rester zen en toutes circonstances. À vous de jouer, grâce à ces quelques conseils-clés !
Évaluez l’impact du changement
En tant que chef de projet vigilant et constamment préparé au pire, on imagine souvent par défaut que le changement va nous rajouter une montagne de travail. Mais l’inverse est aussi vrai. Il arrive que le changement nous en enlève, pour notre plus grand bonheur. Pour savoir dans quoi vous vous lancez, étudiez l’impact du changement demandé, en particulier sur les facteurs suivants :
- Le budget
- La qualité
- Les délais
- Les ressources et leur disponibilité
Voyez si les modifications demandées vont avoir un impact mineur ou majeur sur le projet. À ce stade, n'hésitez pas à créer un planning ou rétroplanning théorique, pour avoir une vision claire du changement de périmètre du projet. En effet, si les jalons principaux et le budget ne sont pas ou peu impactés, le changement de périmètre peut être considéré comme acceptable. Mais si les modifications demandées sont plus lourdes, nécessitant de reconsidérer le budget prévisionnel global du projet et décaler les étapes-clés, alors la mise en œuvre du changement doit faire l’objet d’une décision explicite.
Préparez votre recommandation
Vous avez une vision complète du changement et de tout ce qu’il implique ? Vous pouvez à présent proposer votre recommandation sur la viabilité de la modification demandée. Par exemple, lorsque les bénéfices liés au changement sont inférieurs aux coûts, il est souvent plus intéressant de ne pas le mettre en œuvre. Parfois les bénéfices et les coûts se compensent. Ou alors la mise en œuvre du changement peut être inévitable, quelles que soient les conséquences sur le projet, notamment en cas de contraintes réglementaires.
Arbitrez : go ou no go ?
Maintenant que vous avez bien réfléchi aux tenants et aboutissants du changement de périmètre du projet, il faut décider si oui ou non ce changement doit être opéré. Pour les changements mineurs qui sont de votre ressort, la décision d’accepter ou de refuser le changement vous revient. Néanmoins, n’oubliez pas d’impliquer votre équipe dans la décision, notamment pour éviter toute mauvaise surprise : veillez à ce que vos ressources ne soient pas indisponibles, par manque d’anticipation. Mais si le changement est plus conséquent, la décision devra remonter d’un cran hiérarchique, et revenir au commanditaire du projet.
Pour finir… le changement est inévitable
Eh oui, vous avez bien lu ! Faites-vous donc une raison : aucun projet ne se déroule sans rencontrer de changement au cours de son cycle de vie. Et heureusement même, car les changements interviennent souvent pour le mieux : pour se mettre en conformité avec une règlementation qui évolue, pour contourner un problème qui n’a pas pu être anticipé, ou encore pour ajouter une fonctionnalité importante à un produit fini. Voilà pourquoi, plutôt que de chercher à esquiver le changement, vous devez apprendre à l’amadouer. À vous la conduite du changement positive, qui mène votre projet plus loin !
